Code of Conduct

A. Ein Code of Conduct für die Phoenix Mecano-Gruppe
B. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
C. Integrität und Fairness im Geschäftsverkehr
D. Einhaltung von Beschränkungen im internationalen Handel
E. Verbot von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
F. Verantwortung für die Integrität und Gesundheit unserer Mitarbeitenden
G. Produktsicherheit
H. Ökologische und soziale Verantwortung des Unternehmens
I. Privatsphäre und Datenschutz
J. Schutz geistigen Eigentums, Geschäftsgeheimnissen und anderen vertraulichen Informationen
K. Nutzung und Sicherheit der Informationstechnologie
L. Interessenkonflikte
M. Insiderhandel
N. Unternehmenseigentum
O. Bücher und Aufzeichnungen
P. Geschäftspartner und Lieferkette
Q. Konsequenzen bei Abweichungen
R. Meldung von Bedenken

Wir haben einen Code of Conduct (Verhaltenskodex), der für alle Unternehmen der Phoenix Mecano-Gruppe verbindlich ist.

Der Phoenix Mecano Code of Conduct gilt für alle Mitarbeitenden und Führungskräfte der Phoenix Mecano-Gruppe, unabhängig von ihrer Position und immer dann, wenn sie im Namen ihrer Gesellschaft während oder außerhalb der offiziellen Arbeitszeiten handeln.

Wir räumen den in diesem Phoenix Mecano Code of Conduct festgelegten Standards und Richtlinien stets Vorrang ein, unabhängig davon, was andere erwarten oder fordern und ob die Einhaltung dieser Standards und Richtlinien zum Verlust von Geschäftsmöglichkeiten führen kann. Integres Handeln und der Schutz unseres ausgezeichneten Rufes haben stets Vorrang.

Wir handeln moralisch tadellos und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften.

Alle Unternehmen der Phoenix Mecano-Gruppe sind zur Einhaltung aller lokalen, nationalen und internationalen Gesetze und Vorschriften verpflichtet, die in den Ländern und Geschäftsfeldern, in denen sie tätig sind, gelten.

Alle Mitarbeitenden und Führungskräfte sind verpflichtet, die für ihren Verantwortungsbereich relevanten grundlegenden Gesetze, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien zu kennen.

Wir zahlen oder akzeptieren keine Bestechungsgelder oder "Beschleunigungszahlungen" (facilitation payments).

Bestechung kann sowohl im öffentlichen Sektor, einschließlich öffentlicher Bediensteter und Angestellter staatlicher Unternehmen, als auch in der Privatwirtschaft vorkommen.

Wir lehnen Korruption und Bestechung ab, insbesondere das Geben oder Annehmen von Geld oder anderen Zuwendungen (z.B. Geschenke, Einladungen, Spenden, Gefälligkeiten, die für den Empfänger von Wert sind) als Anreiz oder Belohnung für eine Handlung eines Amtsträgers, eines Mitarbeitenden unserer Kunden, Lieferanten oder sonstigen Geschäftspartner, die rechtswidrig oder unethisch ist.

Wir pflegen rechtlich einwandfreie Beziehungen zu allen staatlichen Institutionen und Aufsichtsbehörden. In all unseren Beziehungen zu Regierungs- und Aufsichtsbehörden und deren Vertretern verhalten wir uns ehrlich und transparent und handeln in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen. Wir lehnen sogenannte Beschleunigungszahlungen ab, die Staatsbedienstete veranlassen sollen, Routinetätigkeiten zu beschleunigen, z.B. die Erteilung oder Bearbeitung von Zertifikaten, Genehmigungen, Visa, Lizenzen, Zollformalitäten oder anderen Verfahren.

Dementsprechend machen oder erhalten wir nur dann Geschenke und bieten oder akzeptieren Bewirtung, Gastfreundschaft oder andere Gefälligkeiten, wenn sie angemessen und verhältnismäßig sind und ohne die Absicht gewährt werden, eine Geschäftsentscheidung unangemessen zu beeinflussen.

Wir beteiligen uns nicht an wettbewerbswidrigem Verhalten.

Wir lehnen jede Art von Geschäftspraktiken ab, die darauf abzielen, den freien Wettbewerb einzuschränken. Wettbewerbswidriges Verhalten kann Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen mit Konkurrenten, Lieferanten und Händlern umfassen, deren Ziel oder Wirkung die Verhinderung oder Einschränkung des Wettbewerbs ist.

Dazu gehören Vereinbarungen, die darauf abzielen (Einkaufs- oder Verkaufs-)Preise, Aufschläge, Zuschläge, Rabatte, Gewinnspannen, Bedingungen oder Konditionen festzulegen oder zu kontrollieren; Kunden Produkte oder Gebiete zuzuweisen oder bestimmte Kunden, Lieferanten oder Zwischenhändler zu boykottieren; Vereinbarungen mit Kunden, Lieferanten oder Zwischenhändlern (vertikale Vereinbarungen), die die Freiheit des Geschäftspartners bei der Preisgestaltung für seine Dienstleistungen / Produkte unangemessen einschränken; Exklusivvereinbarungen, die nicht mit dem geltenden Recht vereinbar sind; sowie Wettbewerbsverbote und Preisparitätsvereinbarungen.

Wir beachten alle nationalen und internationalen Handelssanktionsregelungen und Zollbestimmungen.

Phoenix Mecano ist eine global tätige Gruppe mit Aktivitäten und Geschäftspartnern in der ganzen Welt. Wir sind uns bewusst, dass unsere nationalen und internationalen Geschäftsbeziehungen Handelskontrollgesetzen unterliegen können, da viele Länder und internationale Organisationen (z.B. UNO, EU, USA, Schweiz) Sanktionen gegen bestimmte Länder, Regierungen oder Organisationen verhängen, die sich gegen bestimmte Unternehmen, Personen und Geschäfts- oder Industriezweige richten.

Zu diesen Maßnahmen gehören so genannte Embargos, die den Geschäftsverkehr mit ganzen Ländern verbieten und einschränken, Finanzsanktionen, die das Einfrieren von Vermögenswerten und andere Beschränkungen des Geschäftsverkehrs mit (oder zugunsten von) bestimmten Regierungsvertretern, Organisationen, Einrichtungen und Einzelpersonen vorsehen, sowie Handelssanktionen, die den Handel mit bestimmten Waren oder Dienstleistungen oder für bestimmte Endverwendungen in bestimmten Ländern einschränken (z.B. Export- / Importverbote, Investitionsbeschränkungen).

Indem wir unser Wissen über die geltenden nationalen und internationalen Zoll-, Exportkontroll- und Embargobestimmungen regelmäßig aktualisieren und die erforderlichen Abfragen durchführen, stellen wir sicher, dass keine unserer nationalen und internationalen Geschäftsaktivitäten gegen einschlägige Embargos, Sanktionen und andere Handels- und Zollbestimmungen verstößt.

Wir unterhalten nur Geschäftsbeziehungen zu seriösen Kunden, Partnern und Unternehmen, deren finanzielle Mittel legitimer Herkunft sind.

Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um Phoenix Mecano davor zu schützen, als Kanal für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung – auch unbeabsichtigt – benutzt zu werden. Geldwäsche liegt vor, wenn Gelder oder andere Vermögenswerte, die direkt oder indirekt aus Straftaten, einschließlich Steuerhinterziehung, stammen, in den legalen Wirtschaftskreislauf eingebracht werden, um ihre Herkunft als legitim erscheinen zu lassen. Terrorismusfinanzierung liegt vor, wenn Gelder zur Verfügung gestellt werden, um terroristische Straftaten zu begehen oder terroristische Organisationen zu unterstützen.

Wir überprüfen sorgfältig die Identität und Referenzen potenzieller Lieferanten, Kunden und anderer Geschäftspartner und unterhalten transparente Geschäftsbeziehungen nur mit seriösen Partnern.

Große Bargeldzahlungen können ein Anzeichen für Geldwäsche sein. Daher nehmen wir grundsätzlich keine Barzahlungen an, es sei denn, es handelt sich um kleine Beträge (Portokasse). Wir halten uns strikt an die nationalen Gesetze, die Einschränkungen für Bargeldtransaktionen vorsehen.

Wir verpflichten uns zur verantwortungsvollen Beschaffung von so genannten Konfliktmineralien, deren Beschaffung nach nationalen oder internationalen Vorschriften zur Finanzierung bewaffneter Konflikte oder Menschenrechtsverletzungen beiträgt.

Wir respektieren die Integrität unserer Mitarbeitenden, sorgen für faire Arbeitsbedingungen und kümmern uns um Arbeitssicherheit und ein gesundes Arbeitsumfeld.

Unsere Mitarbeitenden sind unser wichtigstes Kapital. Jeder übernimmt Verantwortung für ein Arbeitsumfeld, für das unsere Mitarbeitenden stolz einen Beitrag leisten und als Botschafter von Phoenix Mecano gegenüber unseren Kunden und anderen Stakeholdern auftreten.

Wir respektieren die Würde eines jeden Einzelnen. Wir lehnen unangemessenes Verhalten gegenüber anderen, wie z.B. körperliche, sexuelle, psychologische, verbale Gewalt, Belästigung oder Missbrauch, entschieden ab und tolerieren keine Diskriminierung aufgrund von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Identität oder aus anderen Gründen.

Unser Verhalten ist stets fair und wir respektieren die Persönlichkeitsrechte und Meinungsfreiheit jedes Einzelnen.

Wir sind bestrebt, alle lokalen Vorschriften und Sozialstandards in Bezug auf Arbeitszeiten, Arbeitnehmerrechte, Urlaubszeiten, Mindestlohn, Arbeitsschutzbestimmungen und Mitbestimmungsrechte einzuhalten. Wir wollen als attraktives Unternehmen für alle unsere Mitarbeitenden bekannt sein.

Wir pflegen und fördern den Gesundheits- und Arbeitsschutz, um Unfälle und Verletzungen zu vermeiden und zur Gesunderhaltung der Mitarbeitenden beizutragen. Wir halten insbesondere die allgemeinen Vorschriften und Sicherheitsbestimmungen ein und achten auf uns und unsere Kollegen.

Wir erwarten, dass uns alle Mitarbeitenden auf unzureichende Sicherheitsstandards, gefährliche Arbeitsbedingungen und Verstöße gegen die Arbeitsschutzvorschriften aufmerksam machen, damit vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden können.

Wir entwickeln und produzieren sichere Produkte und Dienstleistungen für unsere Kunden.

Wir verpflichten uns, unseren Kunden sichere, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen anzubieten.

Unsere Produkte und Dienstleistungen müssen so konstruiert und hergestellt werden, dass sie keine Gefahr für Leben, Gesundheit und Eigentum darstellen.

Unsere Produkte entsprechen den gesetzlichen Regelungen über reglementierte Stoffe und Werkstoffe sowie allen einschlägigen Gesetzen, die die Verwendung, den Inhalt und die Handhabung bestimmter Stoffe verbieten oder einschränken, die auf den für uns relevanten Märkten gelten.

Wir bekennen uns zu unserer Verantwortung für Umwelt, Gesellschaft und Sozialstandards im Umfeld, in dem wir unser Geschäft betreiben.

Phoenix Mecano pflegt seit jeher die Philosophie des Shareholder Value in seiner ursprünglichen, weitsichtigen Bedeutung einer nachhaltigen Wertschöpfung. Wir bekennen uns seit jeher dazu, dass wir unseren Teil der Verantwortung für die Umwelt und Gesellschaft, in der wir uns bewegen, übernehmen. Wir tun dies, indem wir die Folgen unserer unternehmerischen Entscheidungen und Handlungen auf wirtschaftlicher, technologischer, sozialer und ökologischer Ebene berücksichtigen und einen angemessenen Interessensausgleich herbeiführen.

Im Rahmen unserer nachhaltigen Geschäftstätigkeit halten wir die einschlägigen Umweltstandards und -vorschriften ein, einschließlich der Beschränkungen oder Verbote für die Verwendung bestimmter Materialien.

Wir respektieren die Menschenrechte. Dazu gehören insbesondere die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) und die Konventionen der Vereinten Nationen über Rechte des Kindes und über Menschenrechte.

Wir schützen die Integrität aller Personen, die uns ihre personenbezogenen Daten anvertrauen, und erheben, speichern, nutzen oder übermitteln personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht.

Wann immer wir personenbezogene Daten unserer Mitarbeitenden oder Geschäftspartner erheben, verarbeiten und übermitteln, halten wir uns an alle geltenden Gesetze und Vorschriften.

Wir schützen unser geistiges Eigentum, Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche Informationen durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen und eine verantwortungsvolle Kommunikation.

Geistiges Eigentum, Wissen, Know-how, Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche Informationen sind Eckpfeiler unseres Erfolgs als innovatives Unternehmen. Wir legen daher großen Wert auf die notwendige Sorgfalt im Umgang mit solchen Informationen und treffen entsprechende Schutzmaßnahmen. Wir geben niemals geistiges Eigentum, Wissen, Know-how, Geschäftsgeheimnisse oder andere vertrauliche Daten an Dritte weiter, ohne dass entsprechende Schutzmaßnahmen, wie z.B. Geheimhaltungsvereinbarungen, getroffen wurden.

Wann immer unsere Geschäftspartner uns ihre Geschäftsgeheimnisse anvertrauen, ergreifen wir alle angemessenen Maßnahmen, um diese Geheimnisse auf einer "Need-to-know"-Basis zu behandeln und sie mit der gleichen Sorgfalt, die wir für unsere vertraulichen Informationen anwenden, vor der Weitergabe an Dritte zu schützen.

Wir verwenden unsere IT-Systeme nur zum Nutzen unserer Gruppe und tragen dazu bei, Systeme und Geräte vor internen und externen Bedrohungen zu schützen.

Wir sind uns bewusst, dass die uns von unserem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten IT-Systeme Eigentum der jeweiligen Phoenix Mecano-Gruppengesellschaft sind und dass sie nur für legitime Geschäftszwecke verwendet werden dürfen und nicht für illegale, unethische oder persönliche Zwecke.

Bei der Nutzung unserer IT-Systeme stellen wir sicher, dass wir unsere IT-Infrastruktur durch adäquate Maßnahmen gegen Datenverluste, Cyber-Angriffe, Betriebsausfälle und andere interne und externe Missbräuche oder Bedrohungen schützen und achten besonders auf Cyber-Risiken wie Phishing, Einschleppen von Malware und andere Formen von Cyber-Angriffen oder anderen Unzulänglichkeiten.

Wann immer ein potenzieller oder tatsächlicher Interessenkonflikt besteht, legen wir alle Fakten rechtzeitig offen, damit sie angemessen geprüft werden können.

In unserer täglichen Arbeit können wir mit Situationen konfrontiert werden, in denen eine Entscheidung, die im besten Interesse des Unternehmens liegt, mit unseren persönlichen Interessen konkurriert.

Wir vermeiden geschäftliche Entscheidungen und Handlungen, die durch persönliche Umstände oder Beziehungen motiviert sein könnten. Ein Interessenkonflikt kann beispielsweise entstehen, wenn wir persönlich oder ein Mitglied unserer Familie eine private Beziehung zu oder ein Interesse an potenziellen oder bestehenden Kunden, Lieferanten, Händlern oder Konkurrenten haben und diese Beziehung unser unabhängiges und solides Urteilsvermögen zuungunsten von Phoenix Mecano beeinträchtigen könnte.

Sollten Interessenkonflikte unvermeidlich sein, werden wir diese im Voraus transparent machen und unserem Vorgesetzten oder Geschäftsführer zur raschen Klärung offenlegen.

Wir halten uns an die geltenden Gesetze zum Insiderhandel in Bezug auf Insiderinformationen aus unserem eigenen oder anderen Unternehmen.

Als börsennotiertes Unternehmen unterliegen wir den Gesetzen zum Insiderhandel. Diese Gesetze verbieten den Handel mit Phoenix Mecano-Wertpapieren auf der Grundlage von Insiderinformationen und die Weitergabe solcher Informationen an Dritte.

Insiderinformationen sind konkrete, nicht öffentlich zugängliche Informationen über einen Sachverhalt, die im Falle ihres Bekanntwerdens den Kurs von Wertpapieren oder ähnlichen Finanzinstrumenten erheblich beeinflussen könnten.

Wir gehen sorgsam mit den materiellen und immateriellen Vermögenswerten und Ressourcen des Unternehmens um und nutzen sie verantwortungsvoll.

Geistiges Eigentum, Ausrüstung in gutem Zustand, Maschinen, Computer, Autos und Möbel sowie ein Arbeitsumfeld in gutem Zustand sind für eine qualitativ hochwertige Produktion, die Erbringung bester Dienstleistungen und das Wohlbefinden aller Mitarbeitenden unerlässlich. Die Langlebigkeit unserer Anlagen und der sparsame Umgang mit unseren Ressourcen unterstützen unseren wirtschaftlichen Erfolg.

Wir schützen alle materiellen und immateriellen Vermögenswerte des Unternehmens vor Verlust, Beschädigung, Diebstahl oder Missbrauch. Wir sind wachsam gegenüber Versuchen anderer, unser Firmenvermögen durch Diebstahl, Betrug oder Hackerangriffe zu schädigen.

Ohne die ausdrückliche Zustimmung unseres Vorgesetzten nutzen wir Unternehmensvermögen nicht für private Zwecke oder entfernen es aus unseren Räumlichkeiten, und wir nutzen unser Unternehmensvermögen niemals für illegale Zwecke.

Das Gleiche gilt, wenn wir mit Vermögenswerten unserer Kunden, Geschäftspartner oder sonstigen unternehmensfremden Dritten umgehen.

Wir führen Bücher und Aufzeichnungen, die ein genaues, faires, transparentes und vollständiges Bild unserer Geschäftstätigkeit vermitteln.

Bücher und Aufzeichnungen, die ein faires, transparentes und vollständiges Bild unserer Geschäfte vermitteln, sind die Grundlage für Geschäftsentscheidungen im besten Interesse aller unserer Stakeholder.

Wir halten uns strikt an alle geltenden gesetzlichen Vorschriften und Rechnungslegungsstandards für eine ordnungsgemäße Buchführung und Finanzberichterstattung sowie an die Steuergesetze und -vorschriften.

Wir fördern die Einhaltung der in unserem Code of Conduct dargelegten Grundsätze und Richtlinien durch alle unsere Geschäftspartner.

Starke Beziehungen zu unseren Geschäftspartnern sind wichtig, da sie uns helfen, die Erwartungen unserer Kunden zu erfüllen. Die Geschäfte unserer Geschäftspartner wirken sich jedoch auch auf unseren eigenen Ruf aus, und wir können für ihre Handlungen zur Rechenschaft gezogen werden.

Wir wählen unsere Geschäftspartner sorgfältig aus und arbeiten nur mit Unternehmen und Einzelpersonen zusammen, die unsere Werte teilen und ihr Geschäft verantwortungsvoll betreiben.

Wir fördern die Einhaltung der Inhalte dieses Code of Conduct auch bei unseren Geschäftspartnern entlang der gesamten Wertschöpfungskette im Rahmen unserer jeweiligen Möglichkeiten und Handlungsspielräume. Zu diesem Zweck kommunizieren wir unseren Code of Conduct in geeigneter Form an alle unsere Geschäftspartner und lassen uns gegebenenfalls die Einhaltung seiner Grundsätze und Werte bescheinigen.

Wir sind uns unserer zunehmenden Verantwortung für die Geschäftspraktiken in unserer Lieferkette bewusst, die sich in der sich entwickelnden Gesetzgebung sowie in unserer Rolle als Zulieferer von Produkten widerspiegelt, und ergreifen die in dieser Hinsicht erforderlichen Maßnahmen.

Wir dulden keine Verstöße gegen die in diesem Code of Conduct niedergelegten Grundsätze, weder durch unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte noch durch unsere Geschäftspartner.

Wir erwarten von unseren Mitarbeitenden und Führungskräften, dass sie alle in diesem Code of Conduct niedergelegten Anforderungen einhalten. Wir erwarten von unseren Mitarbeitenden und Führungskräften, dass sie sich beraten lassen, wenn sie unsicher sind, ob eine Handlung oder Entscheidung mit diesem Code of Conduct vereinbar ist oder nicht.

Ein Verstoß gegen diesen Code of Conduct kann zu disziplinarischen Maßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.

Wir schützen die Integrität von Phoenix Mecano, indem wir alle Bedenken bezüglich der Einhaltung unseres Code of Conduct zur Sprache bringen, damit unverzüglich Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können.

Auch wenn es wichtig ist, unsere Grundsätze und Werte in diesem Code of Conduct als Manifest und Erinnerung festzuhalten, wissen wir alle unabhängig davon intuitiv, was richtig und was falsch ist. Das Richtige zu tun und nach links und rechts zu schauen, um sicherzustellen, dass alle unsere Mitarbeitenden ebenfalls das Richtige tun, und, falls sie es nicht tun, Abweichungen offen anzusprechen, ist die Grundlage unserer starken Unternehmenskultur.

Daran wollen wir anknüpfen und fordern alle Mitarbeitenden auf, jegliche Bedenken hinsichtlich der Nichteinhaltung dieses Code of Conduct oder eines potenziellen oder tatsächlichen Verstoßes gegen geltende Gesetze, interne Vorschriften oder sonstiges Fehlverhalten gegenüber ihren Vorgesetzten oder Geschäftsführern zu äußern. Darüber hinaus oder alternativ dazu, bitten wir sie, potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen diesen Code of Conduct oder sonstiges Fehlverhalten über den dafür vorgesehenen Kommunikationskanal zu melden.

Darüber hinaus sollen unsere Mitarbeitenden die Gewissheit haben, dass die Mitglieder der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrates der Phoenix Mecano AG jederzeit zur Verfügung stehen, sollten Ihre Anliegen von einem Vorgesetzten oder Geschäftsführer nicht angemessen behandelt werden.

Mitarbeitende, die potenzielles Fehlverhalten melden oder Informationen zur Verfügung stellen oder anderweitig bei einer Untersuchung oder Ermittlung von potenziellem Fehlverhalten helfen, werden vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Wir werden auch jede Bitte um Vertraulichkeit, soweit dies aus rechtlichen oder anderen Gründen möglich ist, respektieren.

Stand: 21 September 2021